Die anonyme Mitarbeiterbefragung.

Wann ist eine Mitarbeiterbefragung anonym?

Wenn keine Antwort einer Person zugeordnet werden kann, auch nicht indirekt. Dafür braucht es eine Mindestgruppengröße für jede Auswertung, keine Auswertung kleiner Untergruppen, sorgfältigen Umgang mit Freitexten und klare Regeln, wer welche Daten sieht.

Anonym oder vertraulich?

Fünf Regeln für eine anonyme Mitarbeiterbefragung.

1. 1
   MindestgruppengrößeErgebnisse erst ab einer festen Zahl von Antworten zeigen, bei thrive at work ab fünf Personen.
2. 2
   Keine kleinen UntergruppenFilter nach Alter, Standort und Abteilung kombiniert können Personen erkennbar machen.
3. 3
   Freitexte prüfenOffene Antworten können Namen oder eindeutige Details enthalten.
4. 4
   Keine EinzelergebnisseFührungskräfte sehen nie die Antworten einzelner Personen.
5. 5
   Klare KommunikationVorher erklären, wer was sieht und wie die Daten geschützt werden.

Anonymisierung und Pseudonymisierung.

Viele Tools arbeiten technisch mit Pseudonymen und zeigen Ergebnisse nur anonymisiert an. Für die Beschäftigten zählt, was am Ende sichtbar ist und wer Zugriff auf welche Daten hat. Das sollte vor dem Start klar beschrieben werden.

Anonymität in kleinen Teams.

In kleinen Teams ist Anonymität schwerer zu sichern. Liegt ein Team unter der Mindestgröße, werden seine Antworten mit einer benachbarten Gruppe zusammengefasst oder nur auf der nächsthöheren Ebene gezeigt. So fließen die Antworten trotzdem in das Gesamtbild ein, ohne dass jemand erkennbar wird.

Achten Sie auch auf indirekte Hinweise: Gibt es auf einer Ebene nur eine Führungskraft, werden deren Antworten sichtbar, sobald nach Führungsebene gefiltert wird. Prüfen Sie vor dem Start, welche Filter angeboten werden, und verzichten Sie auf Kombinationen, die Einzelne erkennbar machen.

Anonyme Mitarbeiterbefragung: Datenschutz und Betriebsrat.

Auch eine anonyme Befragung muss datenschutzrechtlich sauber aufgesetzt sein: Zweck, Speicherort, Löschfristen und Zugriffsrechte gehören dokumentiert. Personalfragebögen bedürfen nach § 94 BetrVG der Zustimmung des Betriebsrats, wobei unterschiedlich beurteilt wird, ob eine anonyme Befragung darunter fällt. Eine frühe Einbindung schafft zudem Vertrauen bei den Beschäftigten.

Die Normen im Wortlaut: § 94 BetrVG, § 87 BetrVG und Art. 88 DSGVO zur Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext.

Freiwilligkeit und Transparenz.

Die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung sollte freiwillig sein. Beschäftigte sollten vorab erfahren, welchem Zweck die Befragung dient, welche Daten erhoben werden, wer die Ergebnisse sieht, wie lange Daten gespeichert werden und wie sie ihre Rechte ausüben können. Diese Informationspflichten ergeben sich auch aus der DSGVO, soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Vertrauen in die anonyme Befragung aufbauen.

Die beste Technik nützt wenig, wenn Beschäftigte nicht daran glauben. Ergebnisse offen teilen, Maßnahmen sichtbar umsetzen und erklären, was mit den Daten passiert, erhöht die Beteiligung bei jeder weiteren Befragung.

Eine anonyme Mitarbeiterbefragung einführen.

Erklären Sie vor dem Start schriftlich, welche Daten erhoben werden, wer welche Ergebnisse sieht und ab welcher Gruppengröße ausgewertet wird. Binden Sie den Betriebsrat früh ein, denn Personalfragebögen bedürfen nach § 94 BetrVG seiner Zustimmung, wobei unterschiedlich beurteilt wird, ob eine anonyme Befragung darunter fällt, und regeln Sie die Details in einer Betriebsvereinbarung.

Wählen Sie ein Werkzeug, das Mindestgruppengrößen technisch durchsetzt, statt sich auf Absprachen zu verlassen. Vermeiden Sie zu feine Filter, etwa Alter, Geschlecht und Team zugleich, weil sie kleine Gruppen erkennbar machen. Kommunizieren Sie nach der Befragung zügig, was Sie gehört haben und was sich ändert.

Wiederholen Sie die Befragung in einem festen Rhythmus. Wer erlebt, dass Antworten anonym bleiben und zu Veränderungen führen, antwortet beim nächsten Mal offener.